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文秘基础知识与技能pdf

发布时间:2017-03-03 影响了:

文秘基础知识与技能pdf篇一:文秘基础知识(整合)

文秘基础知识(一)

1、应用文书包括行政公文、事务文书、商务文书

2、行政公文13种:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 党的机关14种行政无:指示(取消)、决议、公报、条例、规定 党机关无:命令、公告、通告、议案 行政增加(新):意见3、制发程序次序不能打乱,草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发4、草拟:引用公文应当先引标题,后引发文字号。成文日期如二〇〇八年 5、审核重点:行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合《办法》的规定等。6、上行文:由主要负责人或主持工作的负责人签发下行文:由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。7、复核重点:审核、签发手续是否完备,附件是否齐全,格式是否统一、规范等。8、应用文四要素:材料、主题、结构与语言材料是血肉,主题是灵魂、结构是骨骼,语言是细胞9、占有材料的要求:时间不分古今;地域不分中外;性质不分正反;类别不分点面。10、选择材料原则:①围绕主题选择材料;②选择典型材料;③选择真实准确的材料;④选择生动新颖的材料。11、使用材料注意:①恰当安排材料的先后顺序;②确定材料的详略程度 12、确立主题的依据:①写作目的;②材料本身的意义

13、对主题的要求:①正确;②深刻;③新颖(举措、例证、词语);④集中。 14、应用文书标题基本模式有二:公文式、一般文章式 公文标题构成“发文机关+事由+文种”请示不得两项式;张贴时省略事由;规范性公文不用“关于”(如办法、条例等) 15、开头方式4种:概述式、目的式、开门见山式、引述来文式目的式:常用“为了”、“为”等介词构成的短语表明行文目的;也常用“根据”等句式表明行为依据。(通告、通知、计划、招标书、投标书) 引述来文式这种写法多用于函、批复等回复性公文16、三段式是公文常常采用的3层次结构形式,即发文缘由、事项、尾语。 17、文题照应多种形式:文章内容与标题照应;文章主题与标题照应;开头与标题;结尾与标题 18、结尾:强调式、期求式、希望式(表彰、批评)、说明式、秃尾 19、对结构的要求:严谨、自然、完整、统一 20、运用语言的标准:准确、简洁、平实(质朴) 21、用于连接开头与主体文部分,起承上启下作用的惯用语。如:根据??决定,根据??特通告如下,依据??公告如下;为了??现决定;为??通告如下,现就??问题请示如下;现将??(情况)报告如下,现就??问题请示如下; 现将??(情况)报告如下,现就??问题提出如下意见,经??批准(同意)

将有关事项通知如下;拟采取如下措施;经??研究,答复如下 22、称为用语:我(部),贵(局)公函平级尊称对方,你(省),本(部门),该(处) 23、结尾用语: ①用于请示。如当否,请批示。(当否,请批准×);如无不妥,请批准各地执行;妥否,请批复。②用于函。如:请研究函复;盼复;请予复函;不知尊意如何,盼函告;望协助办理,并尽快见复③用于报告。如: 请指正;请审阅④批复、复函:此复;特此专复;特函复 ⑤知照性公文:特此公告(通告、知、报) 24、应用文书表达方式:说明>叙述>议论 25、叙述方式:顺序(主要)、倒叙 26、议论三要素:论点、论据、论证 议论两大类:立论与反驳立论就是从正面阐述自己观点的正确性,从而把论点建立起来的说理方法。立论,又叫证明。反驳:反驳论据、论证、论点。27、论证方法:例证法、分析法、引证法、对比法、因果法 28、常用说明方法:定义和表述、分类和比较、数字和图表 29、计算机系统:硬件(hardware)、软件(software)系统 外观:主机箱、外部设备功能:运算器、控制器、存储器、输入设备、输出设备30、CPU是计算机 核心部件,对微机整体性能起决定性作用。衡量CPU性能的指标:一是主频(主频越高,CPU速度越快);二字长。 31、内存储器: 随机(RAM)断电后,RAM中数据会丢失 只读

(ROM)不因断电丢失数据32、外存储器:硬盘、软盘、光盘及其他移动存储设备, 33、硬盘使用注意事项: ①注意保护0磁道。0磁道是硬盘面最外沿的磁道。上面记录着重要的系统信息,一旦被破坏,硬盘就无法使用。②尽量避免对硬盘进行格式化,格式化会丢失全部数据并减少硬盘使用寿命。 34、常用光盘三类:只读型光盘(CD-ROM)、一次写入型光盘(写入重要数据)和可擦写光盘35、显示器两大类:阴极射线管显示器(CRT)和液晶显示器(LCD) 维护、保养和防护: ①注意防磁②注意使用屏幕保护程序(时间间隔以短为宜,设密码) ③显示器窗口不得朝向门窗 36、计算机软件系统 系统软件应用软件操作系统(OS):DOS、Windows操作系统、UNIX操作系统、Net Ware、Windows NT。37、开关机:关闭计算机后一般至少要间隔10秒以后才能再次接通电源,最好间隔3分钟以上。热启动:①“Ctrl+Alt+Del”键;②按主机箱面板上“Reset”键38、“死机”处理:唯一的恢复办法是重新启动系统(热启动)。造成“死机”的原因主要有二:①操作系统本身存在缺陷;②是由于用户操作等外部原因致使系统资源严重匮乏并导致操作系统崩溃。39、清理磁盘步骤:操作时,在Windows开始菜单中选择“所有程序”→“附件”→“系统工具”→“磁盘清理”,程序启动后出现一个驱动器选择窗口,通过下拉列表选择要清理的驱动器,选好单击“确定”按钮。40、在Windows开始菜单中选择“程序”→“附件” →“系统工具”→“磁盘碎片整理程序”,会出现“磁盘碎片整理程序”对话框,选择要整理的硬盘,单击“碎片整理”,程序就会开始整理所选择的硬盘。41、计算机病毒特征:传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性42、病毒防治:①不滥用磁盘,尽量专机专用、专盘专用;②不用来路不明的软件;③安装防病毒软件;④不要打开来历不明的邮件;⑤对重要数据进行备份(异地存放;双轨质纸质文件)。 43、菜单的约定:①命令后“?”。当选用这类命令,将弹出一个对话框,要求用户输入必要的信息或做进一步的选择。②命令后带“▼”。表示在它下面有级联菜单,应继续做进一步的选择。 ③命令后带组合键。表示该命令具有快捷键,用户直接按下次组合键就可执行该命令。④命令后有字幕。加下划线的字母是该命令的命令代码。打开菜单后,直接兼下该字母即可执行该命令。 44、选取文件或文件夹:要选取多个连续对象,可以用鼠标单击第一个对象,再按下“Shift”键单击最后的对象;也可以自第一个对象单个拖动鼠标到最后对象;如果要使用键盘,可以按下“Shift”键连续移动光标,则光标所经过区间的所有对象都被选中。 45、用鼠标直接拖动的方法复制或移动对象: 当源文件与目标文件在同一磁盘上时,按住鼠标左键直接拖动对象可以完成对象的移动,如果按下“Ctrl”键再拖动对象可以完成对象的复制。 当源文件与目标文件在不同的磁盘上时,按住鼠标左键将对象从一个磁盘直接拖动到另一磁盘上完成对象的复制,如果按下“Shift”键再拖动,再完成对象的移动。 46、永久删除:①清空回收站;②按“Shift+Del”组合键;③按住“Shift”键,再选择删除。 47、Windows XP支持星号(*)和问号(?)两个通配符,星号表示多个字符,问号一个字符。48、文件属性可以是存档、隐藏、只读3种属性的任意组合。只读属性文件通常不易误删。49、资源管理器采用双窗格显示结构,其窗口分为两个区域。左窗格显示器整个系统的文件夹树。

50、具体设置方法:①在桌面上单击鼠标右键,从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令,打开“显示属性”对话框。选择“屏幕保护程序”选项卡。 ②单击该选项卡中的“屏幕保护程序”下拉列表,将会看到系统提供的所有屏保程序;选取一种屏保程序,单击“预览”按钮,可显示该屏幕保护程序的动态演示外观;单击“设置”按钮,自定义该屏保的显示选项;利用“等待”按钮设置系统启动屏保程序之前要等待的时间。③设置完成后,单击“确定”按钮即可。

文秘基础知识二 51、Word2003启动操作: ①“开始”菜单; ②单击“开始”,选择“运行”,键入“盘符\路径Winword.exe”“确定” ③快捷方式 52、文件存盘 选择“文件“菜单中的”保存“命令或者单击”常用“工具栏中的“保存”按钮或者按“Ctrl+S”键如果要想改变正在编辑的文字的名字、路径或文件格式,可以打开“文件”下拉菜单,选择“另存为”命令,将弹出“另存为”对话框。在该对话框中,可以重新设置文件的存储路径、文件名以及文件类型等信息。 53、Word选取文本①将鼠标指针移至某行最左边的选定栏中,然后单击鼠标可以选定一行文本。如果要选定多行文本,可以在选定栏中单击并拖动。②按照“Ctrl”键,单击句子中的任意位置可以选定一句文本。③要选定一段文本,可以用鼠标双击选定栏,也可以在该段内任意位置三击鼠标 ④要选定整个文档,可以用鼠标在选定栏中三击⑤要选定一竖块文字,可把鼠标指针移到选定文本块的左上角,按住“Alt”键的同时拖动鼠标向选定文本块的右下角移动即可。⑥要选定大范围的文本,先在要选定块的起始处单击,按住“Shift”键,再单击选定块末尾。 54、“复制”Ctrl+C;“粘贴” Ctrl+V 55、创建表格①使用“常用”工具栏上的“插入表格”按钮创建规则表格 ②用“表格”菜单上的“插入”命令建立空表格 ③用“表格”菜单上的“绘制表格”命令绘制表格 56、改变行高或列宽: ①使用鼠标进行调整;②使用对话框进行精确调整。单击“表格”菜单(或表格本身)中的“表格属性”命令,单击“行”(“列” )选项卡,精确调整57、页面格式:打开“文件”下拉菜单,单击“页面设置”命令,可以打开页面设置对话框,该对话框中有页边距、纸型、版式、文档网络等选项卡,可进行相应设置。 58、打印预览屏幕上显示的是实际的打印效果。打印Ctrl+P58、启动Excel时,系统将自动打开一个新的工作簿。该工作簿含3各工作表,名字分别为“Sheet1”,“ Sheet2”,“ Sheet3”. 59、单元格选定(选定不相邻的矩形区域)有时需要用到不连续的单元格区域,先按“Ctrl”键,然后单击所需单元格。 60、数据输入 ①输入文字:Excel默认单元格宽度是8个字符宽(4个汉字),如果输入文字超过默认宽度,就会溢出到右边的单元格内注意:输入邮政编码、电话号码等时,在其前加上单引号。 输入文本字符靠左对齐,如是数字则靠右对齐。 ②输入数字:Excel将自动使用科学计数法来表示,如“123456789123”,显示为“1.23E+11” 注意:输入数字时,数据中的单个句号将会被作为小数点处理,正号会被忽略,负数前加“-”

号或用圆括号括起来。 ③输入日期和时间a、时间格式Excel自动为24时,12时需键入AM或PM b、日期格式2002/3/2或2002-3-2日期和时间中用空格分隔2002/3/2 20:00 ④“Enter”确认输入;“Tab”指向右边的单元格⑤清除单元格,只是删除单元格内内容;删除单元格则是将选定的单元格从表中删除 61、设定数据有效性步骤:P/85-86 ①选定要增加有效检查的单元格②执行“数据”菜单中“有效性”命令,出现“数据有效性”对话框,单击“设置选项卡”。 ③在“允许”框中选择检验方式,如“小数”。 ④在“数据”下拉列表中选择条件。⑤在“最小值”与“最大值”中输入数值,比如0和100. ⑥按下“确定”即可。62、改工作表名称:双击选中的工作表标签,工作表名反白显示,然后输入新名回车即可。 63、移动、复制工作表:在同一个工作簿移动工作表,只需用鼠标单击要移动的工作表标签,然后按住鼠标左键拖动。注意:如果在拖动前按住“Ctrl”键,将会复制一张工作表。64、关闭:Excel中同时打开了多个工作簿,为将其一次关闭,按住“Shift”,单击“文件”菜单。此时,原“关闭”命令变为“关闭所有文件”命令,单击即可。 65、改变数字格式的步骤是:①选定需要格式化的单元格或一个区域②单击“格式”菜单中的“单元格”命令,在出现的“单元格格式”对话框中单击“数值”选项卡,在“分类”下拉列表选择一项,比如“数值”。 ③在右侧区域进行相应的设置,按“确定”。66、折行:单击要处理的单元格,使单元格中的文字出现

在上方的编辑栏中,然后在位于编辑栏中需要折行的文字上单击,可看到插入点出现。桉“Alt+Enter”,敲“回车”。还可用“单元格对话框”设置自动折行。在出现的“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡,选中“自动换行”复选框,单击“确定”即可。 67、处理标题在Excel中这一功能的实现是通过“合并及居中”按钮实现。步骤:按实际宽度选择要居中的标题,单击 即可。 67、行列高①Excel中,单远格默认宽度是“8.38”。 ②自动调整:“格式”→“行”子菜单上的“最适合的行高”或“列”子菜单上的“最适合的列宽”命令。69、单元格地址:相对地址(Excel2000默认状态),绝对地址、混合地址、三维地址。 70、自动求和:选定要求和数值所在的行或者列中与数值相邻的单元格,单击“常用”工具栏中的自动求和∑,用鼠标选定要汇总的单元格或单元格区域,敲“回车”键或按下“确认”即可。 71、数据排序:⑴使用“排序”对话框进行排序①在需要排序的数据清单中,单击任一单元格; ②选择“数据”菜单上的“排序”命令;

③单击“主要关键字”右侧的下拉箭头,选定一个排序字段,在右边选项按钮中选中“升序”或“降序”;④在“次要关键字”中选定一个排序字段,右边选“升/降序”; ⑤“确定”⑵使用工具按钮进行排序:升序 ↓,降序 ↓。72、PowerPoint 2003 在其中键入文本的区域是一个带虚线边框的方框,称为“占位符”。 73、在幻灯片窗格的下侧是备注窗格。用户在此处键入演示时要使用备注。可以拖动该窗格的边框以扩大备注区域。74、要新增幻灯片,只需单击“插入”菜单下的“新幻灯片”命令,或单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮,将会出现一张新幻灯片,同时右侧的任务窗格变为“幻灯片版式”任务窗格。75、页面设置步骤:①打开要进行页面设置和打印的幻灯片; ②单击“文件”菜单中的“页面设置”命令; ③在“幻灯片大小”下拉列表中,选择一种幻灯片尺寸,当选择了一种尺寸后,在下面的“宽度”和“高度”数值框中将显示该幻灯片尺寸类型对应的“宽度”和“高度”。在“方向”选项区中可以指定幻灯片、备注、讲义和大纲的方向; 76、打印步骤“①单击“文件”菜单上的“打印”命令(打开“打印对话框”),可设置打印机类型、打印范围和内容。 ②单击“确定”77、应用和更好模板的具体步骤: ①打开要应用设计模板的演示文稿;②单击“格式”菜单下的“幻灯片设计”命令或者在“格式”工具栏上单击“设计”,在右侧会出现“幻灯片设计”任务窗格(如已打开“幻灯片设计”窗格并显示有配色方案或动画方案,请单击“设计模板”);③在“幻灯片设计”任务窗格中,已用设计模板出现在“在此演示文稿中使用”三下,所有可用的设计模板都出现在“可供使用”之下。 78、制作新的表格幻灯片步骤:①单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮,屏幕右侧出现“幻灯片版式”窗格,在“其他版式”中单击“标题和表格”版式。②双击“幻灯片窗格”中的表格占位符,即可出现“插入表格”对话框。 ③在对话框中输入表格的行数和列数,然后单击“确定”按钮,即可生成表格,同时出现“表格和边框”工具栏。79、在已有的幻灯片中添加表格单击“插入”菜单中的“表格”命令,出现“插入表格”对话框,在对话框中输入表格的行、列数,单击“确定”即可。80、在幻灯片中添加用户自己的图片文件: ①在显示要插入图片的幻灯片;②单击“插入”菜单中“图片”子菜单中的“来自文件”命令,出现“插入图片对话框”。 ③在“查找范围”中找到图片文件所在的位置,然后选定该图。 ④单击“插入”即可。 81、启动幻灯片方法:①单击演示文稿滚动条左侧的“幻灯片放映”按钮。

②在“幻灯片放映”菜单中单击“观看放映”命令。 ③单击“试图”菜单中的“幻灯片放映”命令。 ④按“F5”键。82、控制幻灯片放映:“→”,“↓”或“PgDown”键,进入下一张幻灯片;按“←”,“↑”或“PgUp”键,进入上一张幻灯片。 83、计算机网络最主要的目的是提供不同计算机和用户之间的资源共享,大体由两部分组成,一是通信子网,二是资源子网。另外还有用于确保网络通信的协议。 84、共享资源包括:数据资源、软件资源、硬件资源85、Tcp/LP协议特点:一是标准化,几乎任何网络软件或设备都能

在该协议上运行;二是可路由性,这使得用户可将多个局域网连成一个大型互联网络。 86、网卡即网络接口卡,又称网络适配器。 87、调制解调器是用于实现计算机局域网环境与电话线系统连接的专用网络设备,是拨号用户必不可少的设备只要。88、按网络覆盖的范围分,可分为局域网、广域网。 局域网(LAN):办公室或实验室(十米级网),建筑物的网(百米级网),校园网(千米级网)。广域网(WAN):城域网(WAN)、地区网或行业网(百公里级)。国家网(千公里级)甚至洲际网(万公里级)。 89、因特网主要功能:①数据与信息的查询(网页浏览、资料搜索查询)②高速通信服务(电子邮件、电视电话、电视会议和文档传递等) ③电子教育(远程教育、培训,阅读电子出版物,访问电子图书馆等)④电子娱乐(播放电影电视,交互式电子游戏,文化娱乐信息的交流与讨论等) ⑤电子购物(网络购物、质量投诉、电子传单、电子广告、电子化结帐与各类电子消费方式) ⑥各类应急信息服务请求和社会保障类电子化服务(远程医疗和会诊、交通信息管理、突发性事件的紧急响应、失物招领、迷失儿童与老人的寻找等)90、默认的封面文件为主页。浏览器是用来浏览网上信息的主要工具,包括Internet、Explorer、Netscape、Navigator。BBS又称“电子公告牌”用户在这里可以发布并获得各种信息。著名的搜索引擎Yahoo、Google和搜狐、百度。防火墙是用增强机构内部网络安全性的一个或一组系统,防火墙是只允许授权的数据通过。91、域名:要想在网上建立服务器发布信息,必须首先注册自己的域名,只有拥有了自己的域名,别人才能访问到你。顶级域名:机构性域名、地理性域名。 机构性域名:com(营利性商业实体)、edu(教育机构或设施)、gov(非军事性政府或组织)、net(网络资源或组织)、org(非营利性组织机构)、firm(商业或公司)92、中国教育和科研计算机网(CERNET)主要服务于学校、科研和学术机构以及非营利性政府部门。http:∥.cn。 93、选择“文本文件”,可以将页面中的文字内容保存为一个文本文件。

94、脱机收藏夹步骤:①打开Web站点,单击“收藏”菜单下的“添加到收藏夹”命令,打开“添加到收藏夹”对话框。②选中“允许脱机使用”复选框,然后单击“自定义”按钮,出现“脱机收藏夹向导”简介屏幕,单击“下一步”。③把“下载与该页连接的1层网页”改为适当的层数,然后单击“下一步”,直至完成。 95、电邮地址由一个字符串组成,该字符串被“@”分为两部分。 96、目前常用的电子邮件收发软件工具主要有OutlookFoxmail等。 97、发送邮件步骤:①单击工具栏中的“创建邮件”按钮; ②在“收件人”、“抄送”栏中输入接收者E-mail地址;“抄送”:用英文“,”间隔接收者E-mail地址;保密信件不使用“抄送”。 ③在“主题”框中输入邮件的主题; ④在文本编辑区内输入邮件的主题内容;⑤如需插入附件,可单击“附件”或“插入”菜单下的“文件附件”命令,在弹出的文件选择对话框中选择要附带的文件,然后单击“附件”,将会在“主题”栏下插入“附件”一栏,附件文件名显示在栏中; ⑥单击“发送”。98、沟通是一种信息的交换过程,是人们为了既定的目标用一定的语言符号(书面、口头),把信息、思想和情感进行传递的过程。99、沟通既是人际的交流,也涉及组织之间的交流。100、秘书职业特点:①非权利支配性;②非职责限定性③认同疏导性

文秘基础知识四

151、企业文化的特征: ①独特性; ②普遍性; ③可塑性。152、企业文化的功能:

文秘基础知识与技能pdf篇二:秘书三级技能及基础知识讲义

第一章 会议管理

第一节 会前筹备

学习目标:了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序,了解会务筹备情况检查的方式和程序,具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。

学习内容:拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。

一、 会议筹备方案的拟订

(一) 、会议筹备方案的内容

1、 确定会议的主题与议题 2、 确定会议的名称 3、 确定会议的议程 4、 确定会议的时间和地点 5、 确定会议所需设备和工具能满足会议的需要 6、 确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作 7、 确定会议与会代表的组成 8、 确定会议经费预算 9、 确定会议住宿和餐饮安排 10、 确定会议的筹备机构

(二) 、会议筹备方案的作用

1、 确保会议的周密组织 2、 确保会议服务质量和沟通协调到位 3、 确保领导的意图得以贯彻执行

(三) 、电话会议及视频会议的知识

1、 电话会议

1) 电话会议交流信息的特点

A. 方便灵活,准备时间短,回复迅速,电子通信会议中花费最少的

B. 缺少身体语言,难以进行互动交流,缺少文本,难以传递大量细节信息

C. 可以搭配使用其它通信方式

D. 适用于分公司不远、规模不大的企业

2) 电话会议信息工作的要求

A. 准确发出开会信息

B. 认真分发会议书面信息材料

C. 合理安排会场信息传输设备

D. 按时接通电话

E. 通报出席情况

F. 做好会议记录

2、 视频会议

1) 视频会议的特点

A. 实现声音和图像同时传送

B. 打破空间的限制

C. 节省时间、费用

D. 交流效果较好

E. 局限:初始准备时间较长、初始投入成本较高,互动效果差,交流不够广泛

2) 视频会议信息工作的要求

1

A. 发出开会信息

B. 分发文件信息资料

C. 布置会场

D. 设置与检查会场信息传输设备

E. 做好会议信息准备

F. 采用先集中后分散的形式

G. 汇总情况信息

(四) 、远程会议筹备方案的特点

1、 节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短

2、 筹备会议方案时与先与电信公司沟通,包括会议的日期、起止时间、参会人数等

3、 会议资料寄给与会人员,以便使他们有时间准备会议讨论

4、 专人负责远程会议设备

(五) 、会务机构分工的要求

1、 根据会议的规模和类型组织人员队伍

2、 会务机构要分工明确、责任到人

3、 加强协调、定期沟通

(六) 、工作程序

1、 组建会议筹备委员会

2、 分成筹备小组

3、 形成筹备方案

4、 领导审核方案

二、 检查会务的筹备情况

(一) 、会务筹备情况检查的主要内容

1、 会议准备是否充分

2、 会议期间能否排除各种干扰

3、 环境条件与用品准备

4、 文件材料的准备情况

5、 会场布置情况的检查

6、 会议保卫工作的检查

1) 确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠

2) 确保会场内消防设施齐全有效

3) 确保会场的防窃听装置灵敏高效

4) 确保会场的防盗设施处于运行状态

5) 检查进出会场人员的身份,尽量不须与会议无关人士进入会场

7、 检查的其他内容

1) 颁奖大会——奖品、颁奖顺序

2

2) 选举会议——票箱、投票、计票

3) 现场会——参观现场、参观顺序、线路

4) 摄影座次

(二) 、会务筹备情况检查结果的形式

1、 书面形式 2、 口头形式 3、 协调会形式

(三) 、会务筹备情况检查的方法

1、 听取会议筹备人员的汇报

2、 会前现场检查

1) 确保所有事项都条理清晰2) 注意气味3) 设立入场登记台4) 佩戴徽章、名牌5) 准备接待休息室6) 安排接待、服务人员

(四) 、工作程序

1、 开会检查的程序

1) 自我检查,将检查结果上报领导小组

2) 领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点,并发出协调会通知

3) 召开筹备检查协调会,听取汇报,现场解决各种需要协调的问题

4) 汇报会后以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实

2、 现场检查的程序

1) 制定现场检查路线和确定现场检查的重点,并通知有关筹备部门

2) 将现场检查的项目制成检查单,以便记录和汇总

3) 按既定的检查路线和项目注意现场核对,对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录

4) 对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见,以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正

(五) 、注意事项

1、 会务筹备情况检查的汇报材料

1) 汇报材料实现要认真核实,根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查

2) 突出问题,提出对策,注重实效

3) 有量化检查的数据,不能过于笼统

2、 对检查所发现问题的纠正

1) 先对问题的性质和范围进行分析,确定问题对会议质量的影响程度

2) 找出问题产生的原因,寻找解决问题的方法

3) 在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备

4) 责任到人,抓紧落实,并及时将纠偏的结果进行通报

三、 审核会议文件

(一) 、会议文件的类型

1、 有关会议立项方面的文件

2、 有关会议筹备工作的文件

3、 有关会议内容的文件

4、 有关会议宣传报道的文件

3

5、 有关会议管理与服务方面的文件

6、 不同载体的信息材料

7、 各种形式的文件材料

1) 指导文书2) 主题文书3) 程序文书4) 参考文书5) 管理文书6) 成果文书7) 宣传、传达文书

(二) 、会议文件审核的内容

1、 准确性和完整性

2、 具体内容

1) 审核会议文件与会议主题的关系

2) 审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容

3) 审核会议文件内容事先是否经过调查研究,是否与实际相符

4) 提交会议讨论的文件设计有关单位和部门事先是否进行了会商,广泛征求了意见,并取得了一致的意见。

5) 审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确

3、 会议文件审核的方法

1) 对校法——定稿改动较多的文件

2) 折校法——整洁、改动不多的文件

3) 读校法——定稿内容浅显,生僻字较少的定稿

(三) 、工作程序

1、 秘书自审

2、 主管秘书进行初审

3、 多部门会审

4、 主管领导或主要领导终审

四、 与领导沟通会议的有关事宜

(一) 、与领导沟通会议有关事宜的意义

1、 使会议筹备工作更加提高效率

2、 与领导及时沟通,为会议准时、成功举办打下基础

3、 可以使领导做好会议的相关准备,有利于会议目标的实现,提高会议效率

4、 使小组成员更好了解自己的工作意义,发挥更大作用,达到理想的整体表现

(二) 、与领导沟通会议有关事宜的原则

1、 时间性原则 2、 及时性原则 3、 全面性原则

(三) 、与领导沟通会议有关事宜的方法

1、 定期向领导提交书面报告

2、 会议负责人定期向领导口头汇报会议情况

3、 领导亲自参加有关会议

4、 其他途径

(四) 、与领导沟通会议有关事宜的时机

1、 会议筹备阶段 2、 会中阶段 3、 会后阶段

4

(五) 、工作程序

1、 明确会议目标

2、 明确沟通会议有关事宜的方法或途径

3、 确定沟通的时间、地点以及参加人员,指定会议记录人员

4、 检查沟通过程中所需要的各类文件、音响等资料

5、 向领导汇报会议的筹备情况及进展,同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题

6、 听取领导指示,或与领导进行双向讨论,并完成会议记录

7、 将记录通过某种方式送给领导

(六) 、注意事项

1、 对领导的指示和双方讨论的结果要尽快进行部署和落实

2、 坚持与会议的主管领导保持定期的沟通,并将落实的情况及时向领导反馈

3、 会前、会中、会后不同时期的沟通中要突出各自的重点

五、 拟定会议的应急方案

(一) 、会议应急方案的内容

1、 会议举行过程中可能出现的问题

1) 人员问题2) 场地问题3) 设备问题4) 资料问题5) 健康与安全问题6) 行为问题

2、 出现问题时负责解决的会议工作人员

(二) 、会议应急方案的作用

1、 使会议的策划和筹备做到早做准备,未雨绸缪

2、 有效缓解危机,提高会议管理的效率

3、 使会议工作人员统一步调,问题出现时能够有回旋余地

(三) 、处理会议突发事件的方法

1、 处理人员问题——不同的备用人选

2、 处理场地问题——替换场所

3、 处理设备问题——备用文具和设备供应商,备有维修工程师的联系方式

4、 处理资料问题——备份,随时打印

5、 处理健康与安全问题——组成专门的安全小组

6、 处理行为问题——加强审核与沟通,提前做好准备

(四) 、工作程序

1、 预测不可预知的情况

2、 提前准备应对各种问题的备选方案,考虑好备选的人员,准备好备选的场地、备用的设备和资料等,并在会议筹备阶段不断对各种突发情况进行复查和调整

3、 会议正式召开前组织专题性的筹备检查会

4、 应急方案的制定过程中可以举行有关人员的头脑风暴会

(五) 、注意事项

1、 住宿安排要妥善

5

文秘基础知识与技能pdf篇三:秘书三级基础知识

三级秘书--《文书基础》复习提纲

1.党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况等的重要工具。

2.《党政机关公文处理工作条例》中所规定的15种通用公文:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、报告、请示、批复、议案、函、纪要。 (2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发)

事务文书主要有:

传真稿,备忘录,请柬、邀请信、贺信(贺电)、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结。述职报告、讲话稿等。

商务文书主要有:

意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。

二、通用公文的制发程序: 发文办理主要程序是:

收文办理主要程序是: 4.秘书发挥助手作用,对来文写成初步文件,以供上级阅读的环节是:拟办

①编注发文字号

②确定印制数量

③确定发送范围

眉首部分:秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。

主体部分:标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章附注、附件。

文尾部分:主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。

题型:从中抽出几个,判断是在主体部分?在文尾部分?

12.正确的保密标志:(绝密、机密、秘密)密级★保密期限 保密期限可以省略不写

13.公文的紧急程度分为:特急、加急、限时送达(原:特急、急件)

电报的紧急程度分为:特提、特急、加急、平急(区分两者 选择哪是公文的?哪是电报的?)

审核重点:

1、行文方式 妥当?

2、符合行文规则和拟制公文要求?

3、格式符合规定?

19.签署是对组织外部而言。签发是对组织内部而言。

20.成文日期的原则:

①以领导人签发日期

③实际印发的日期

应用文书的四要素:

材料(血肉)、主题(灵魂)、结构(骨骼)和语言(细胞)

材料运用的4个环节:占有、鉴别、选择和使用。

(一)选择材料的4项原则

1、围绕主题

2、择典型

3、择真实准确

4、择生动新颖

(二)对主题的要求 :正确、深刻、新颖、集中(一文一事)

21.确定主题词的步骤:

审读文稿、分析主题、查阅主题词表、著录标引(顺序不能错)

(一)结构的内容

常用的开头方式:概述式;目的式;开门见山式;引述来文式 常用的层次方式:总分式;并列式;递进式;因果式;时序式;三段式

常用的段落方式:提行式;条款式;篇段合一式

常用的结尾方式:强调式;期求式;希望式;说明式;秃尾

(二)对结构的要求 :严谨、自然、完整、统一

(三)运用语言的标准:准确、简洁、平实

6.有特殊格式的公文有三种:信函式、命令式、会议纪要式。

在信函式的格式中,发文字号位于武文线下一行右边缘顶格。密级和紧急程度位于左侧公文份数序号之下,"简报式"会议纪要不用加盖印章

20.通告分为周知性通告和法规性通告。

题型:下列哪些具有性周知性:A.公告B.通告C.通报D.请示 选择:BC

21.通告的特点:专业性较强。

22.注意"批转"型通知和"转发"型通知:

上级和平级来的文称为转发;下级来的文称为批转

23.通报的拟写四个要素:

倾向性导语、事实(事件)、认定和分析、处理意见

24.议案是适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项时使用的专用文种

25.重点:请示的写作

题型:给出一段请示公文,然后做后面的小题。要求:

(1)区分请示与报告

(2)是否做到一文一事

(3)事由是否明确,理由是否充分

(4)标题说清楚、明白否?

(5)行文格式是否正确?

(6)打破口语化,应用书面语。如资金不够,应表达为资金尚有缺口

(7)结束语规范,如以上请示,如无不妥,请批准。

27.请示写作的注意事项:

(1)一文一事

(2)目的明确

(3)理由充分

(4)不要多头主送

28.会议纪要与会议决议的区别:

纪要用于行政会议;

决议用于党务会议

应用文书常见专用语言:

开头用语:为了;按照;鉴于;当前;兹

承启用语:

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