当前位置:首页 > 实用文档 > 文秘知识 > 正文
 

行政管理基础知识和文秘基础知识

发布时间:2016-12-29 影响了:

行政管理基础知识和文秘基础知识篇一:文秘基础知识

一、 填空题

1. 公文是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的________。(公务文书)

2、公文的法定作者是_________。(合法的制发机关)

3、国家行政机关的公文种类,按照《国家行政机关公文处理办法》的规定,分为 种(13),即主要有:命令(令)、议案、决定、意见、公告、通告、 。(通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要)

4、公文一般由 三部分组成。(文头、正文、文尾)

5、公文的秘密等级依次分为______、_______、________三种。(“秘密”、“机密”、“绝密”)

6、公文按照紧急程度分为________、_________。(“急件”、“特急件“)

7、公文运用语言应当做到准确,______,庄重,得体。 (严肃)

8.对重要事项或者重大行动作出安排,用______. (决定)

9.公文办理分为收文和______。(发文)

10.______就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。(公文办理程序)

二、单项选择题

试题1:公文的主体部分是( )。

A: 标题

B: 正文

C: 作者

D: 印章或签署

答案: B

试题2:向级别与本机关相同的有关主管部门请求批准某事项应使用( )。A: 请示

B: 报告

C: 请示报告

D: 函

答案: D

试题3:( )用于依照有关法律规定发布行政法规和规章。

A: 条例

B: 决定

C: 规定

D: 公告

答案: C

试题4:函,在文种上属于( ),在公务活动领域上属于( )。

A: 规范性文件;通用公文

B: 商洽性文件;通用公文

C: 陈述呈请性文件;专用公文

D: 领导指导性文件;专用公文

答案: B

试题5:向非同一组织系统的任何机关发送的文件属于( )。

A: 上行文

B: 平行文

C: 下行文

D: 越级行文

答案: B

试题6:用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项的公文是( )。

A: 通知

B: 通告

C: 公告

D: 通报

答案: B

试题7:用于答复下级机关请示事项的公文是( )。

A: 指示

B: 请示

C: 批复

D: 命令

答案: C

试题8:根据文件来源,在一个机关内部可将公文分为( )。

A: 收文、发文

B: 上行文、平行文、下行文

C: 通用公文、专业公文

D: 本机关制发的和内部使用的公文

答案: A

试题9:向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问应使用的文种是( )

A.请示

B.意见

C.函

D.报告

答案:D

试题10:机关或部门的领导人对来文办理提出处理意见的活动是收文处理中的( )。A: 拟办

B: 批办

C: 承办

D: 查办

答案: B

试题11:用于记载会议主要精神和议定事项的公文是( )。

A: 决议

B: 会议记录

C: 会议纪要

D: 议案

答案: C

试题12:主送机关对公文负有( )和答复的责任。

A: 转发

B: 抄送

C: 通报

D: 主办

答案: D

试题13:下列公文属于下行文的是( )

A.报告

B.请示

C.决定

D.函

答案: B

试题14:上行文是指( )。

A: 向具有隶属关系的上级领导、领导机关报送的文件

B: 向所属被领导机关或组织发出的文件

C: 向一切比本机关级别层次高的机关发出的文件

D: 向一切比本机关级别层次低的机关发出的文件

答案: A

试题15:公文在制发的程序上,必须履行法定的( )。

A: 审批手续

B: 会签手续

C: 登记手续

D: 承办手续

答案: A

三、多项选择题

试题1:一般由标题、正文、发文机关名称与成文日期构成的文种有(

A: 决定

B: 指示

C: 通告

D: 简报

答案: AC

试题2:下列文种的结构构成中均有主送机关的有( )。

A: 指示

B: 通知

C: 通报

D: 批复

答案: ABCD

试题3:公文是一种特殊的文体,这种特殊性表现在( )。

A: 采用白话文形式

B: 具有真实性、合法性

C: 具有规范性、相对确定性

D: 用议论、说明、叙述多种方式表达

答案: AD

试题4:公文的基本组成部分有( )。

A: 标题

B: 文头

C: 正文

D: 主题词

答案: ACD

试题5:使用份号的公文有( )。。 )

A: 机密文件

B: 绝密文件

C: 秘密文件

D: 所有文件

答案: AB

试题6:公文的特点有( )。

A: 由法定的作者制发并具有法定的权威性

B: 其制发与履行必须执行法定程序

C: 具有法定的现实执行效用

D: 规范的体式

答案: ABCD

试题7:公文密级标志的位置放在公文标题的左上方醒目处。公文的保密等级分为以下哪几种?( )。

A: 绝密

B: 机密

C: 秘密

D: 特密

答案: ABC

试题8:公文的标题由以下几部分构成( )。

A: 发文机关名称

B: 公文接受单位名称

C: 公文内容

D: 文种

答案: ACD

试题9:下列哪些机关可以被选择作为抄送机关( )。

A: 向下级机关的重要发文应同时抄报直接上级机关

B: 向上级请示时抄报下级机关

C: 上级机关向受双重领导的下级机关行文,抄送给另一上级机关

D: 将所接受的抄送公文抄送给下属机关

答案: AC

试题10:公文的行文方式有( )。

A: 逐级行文

B: 越级行文

C: 多级行文

D: 直接行文

答案: ABCD

试题11:公文必须具备的基本数据项目包括( )。

A: 发文符号

B: 印章或签署

C: 主送机关

D: 成文日期

答案: BD

试题12:下列文种属于呈请性文件是( )。

A: 函

B: 报告

C: 调查报告

D: 议案

答案: BCD

试题13:规范的公文体式是用以维护公文的( )。

A: 强制性

B: 权威性

C: 准确性

D: 有效性

答案: BCD

试题14:下列文种的结构构成中均有主送机关的有( )。

A: 指示

B: 通知

C: 通报

D: 批复

答案: ABCD

试题15:我国法定的公布性文件包括( )。 (多选题)

A: 通知

B. 通告

C: 通报

D. 公告

答案: BD

四、简答题

1.公文为什么要标注主题词?

(一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系,辅助领导同志决策。信息量的增加,数据量的增大,单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。主题检索方法弥补了分类检索方法的不足,检索更自由,查找跨度更大。

(二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。

(三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。

(四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。

2.意见有哪几种类型?

指导性意见、实施性意见、评估性意见

3.请示的写作为什么要坚持一文一事?

这是《国家行政机关公文处理办法》的规定,也是实际的需要,如果一文多事,很可能导致受文机关无法批复,也可能因内容繁杂而影响批复的时间。

4.收文办理包括哪些程序?

收文办理指收到公文后的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

行政管理基础知识和文秘基础知识篇二:事业单位文秘基础知识1

事业单位文秘基础知识1

由于机关级别和类型不同,秘书工作内容也不尽相同。级别层次高的机关,秘书工作内容广泛,分工细致,各项工作的专门化特色比较明显;而在基层单位,秘书工作任务繁重,但是人员编制少,分工不细致,因此,秘书人员又具有“多面手”的特点。本节将全方位介绍我国党政机关秘书工作的基本内容和作用。

一、秘书工作的内容

(一)秘书工作领导机关及其领导者的工作内容

1.机关办公厅(室)的基本任务

办公厅(室)属于秘书工作部门,是机关工作正常运转的枢纽。它的出现是秘书工作发展的必然结果。中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。它的主要任务是协助它所直属的领导机关完成各项领导工作,尤其是为领导机关制定和实施决策服务。

办公厅(室)的任务主要分为两大部分:一是政务服务,包括办文、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等,这就是人们通常所说的秘书工作;二是事务服务,主要是后勤服务保障工作。

2.秘书长、办公厅(室)主任的基本任务

秘书长和办公厅(室)主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。根据1951年中央人民政府批准颁发的《政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》,各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要承担以下任务:第一,协助首长综合情况、研究政策、推行工作;第二,协助首长密切各方面的工作关系;第三,协助首长掌管机关内部的统一战线工作;第四,协助首长掌管保密工作;第五,协助首长掌管机要工作;第六,主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决议的执行等事项);第七,掌管机关事务工作。

因此,秘书长和办公厅主任的工作任务,可以总结为“既要参与政务,又要掌管政务”两个方面。而其中第一至第五项工作是需要协助首长完成的,具有明显的参与政务性质;而第六、七项工作则主要是掌管机关日常事务,具有明显的事务性特色。政务院的这些规定,

1

虽然是针对我国秘书工作高层领导者和领导机构而言的,但是却为全国秘书部门应当承担的主要工作内容确定了基本格局。

(二)秘书工作的主要内容

1.拟定、办理公文

拟定公文是指根据领导者意图和领导班子的决定精神起草公文或在领导者主持、指导之下,起草领导讲话稿。

拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会,拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功能,因此,拟定公文是一项非常严肃的工作,秘书人员应该以高度的责任心对待。

办理公文简称办文,是围绕公文的形成、处理、管理所进行的全部工作,反映了公文在机关内部处理的全过程。

办理公文是秘书工作中一项最基本的工作内容,大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中,发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节;收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中,秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理,做到分工合理、责任明确,确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效,为公文发挥应有的效能创造条件。

2.办理组织会务

办理组织会务简称办会,是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类具体事务,目的是为领导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合辅助性服务。办会过程中应主要做好以下工作:一是会议议题的协调与安排,应与各方面协调联系,将会上讨论决定的事项预先整理形成文件形式后,再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导,决定是否提交会议讨论;二是会议的统筹安排,即从整体上安排好会议的各项方面事宜,如会议时间、地点、议程、参加人员、会场布置等;三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等;四是会议期间的各项服务;五是会议善后工作,如整理会议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。

3.调查研究工作

2

调查研究工作是指围绕中心工作,针对当前领导关心和急需解决的有关问题,调查了解相关情况,并进行分析研究,写出调查报告呈交给领导机关或领导人。这是发挥秘书工作的参谋、助手职能,直接为领导决策服务的一项重要工作。

每一项调查研究均应做好调查准备、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中,准备阶段应根据领导工作的需求确定调查题目,拟制提纲;实施阶段要注意选准调查研究对象,采用多种方式,广泛搜集、认真整理、深入研究调查得来的材料;总结收尾阶段就是对调查研究工作进行整体分析,在以前阶段工作的基础上,写出调查报告。

4.信息处理工作

秘书信息处理工作是指按照党政领导机关工作的要求,采集与处理信息,为领导正确决策和实施决策服务的一项工作。凡是领导工作中要掌握的各种动态、情况以及实际工作领域中带有苗头性、倾向性的问题,都需要收集并及时反馈给领导部门。

开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络,这是搞好信息处理工作的基础;其次要建立一支德才兼备、思路开阔、反应敏捷,具有较强的观察和分析问题能力的信息员队伍;最后要实现信息处理工作手段的现代化,以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的收集、加工、存储、输出、反馈等基本环节的工作质量。

5.沟通协调工作

对秘书工作而言,沟通协调工作的内容极为广泛,依据协调对象划分,有对上的协调(即对领导者之间和领导机关之间的协调)、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等,而其中最常见的是业务工作的协调,如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之,凡是与领导决策和指导工作有关事项的协调,均属于秘书工作的业务范围。开展秘书协调工作时,可以利用的方式有电话协调、送文上门协调、请人进门协调、登门拜访协调、召开会议协调等。

6.信访接待工作

信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称,是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项经常性的重要工作。收到群众来信,要及时拆封,认真阅读,做好摘记,准确交办,按“分级负责,归口办理”的原则妥善处理或转交有关部门办理。有群众来访时,要热情接待,认真听记,恰当处理。

7.监督检查工作

3

监督检查工作的主要内容分为三个方面,即对党的路线、方针、政策和党政机关工作部署落实情况的督促检查;对领导人批办事件承办情况的督促检查;对文件和会议事项的督促办理。监督检查工作的具体做法主要包括催办检查、实地调研、日常查办、综合反馈等工作形式,其工作的最基本的方式就是向下了解情况,向上反映情况。

8.公务接洽工作

公务接洽工作是指办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺少的一项工作,是作为机关“窗口”的秘书工作经常性的重要工作内容,主要包括:承办处理各机关单位直接派人或通过电话形式来本机关商洽或联系的公文事宜,有协助联络公务,安排领导人接见,答复询问,落实承办单位,解决来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺利进行,秘书人员应做到忠于职守、认真执行交接班制度和请示报告制度,做好值班日记和电话记录。同时,还应熟悉领导者情况,与有关部门保持密切联系。此外,还应善于处理人际关系。

除上述之外,秘书工作还包括管理日常事务、机要保密、文书立卷与归档、领导公务活动安排、领导临时交办事项等。在日常工作中,秘书工作人员均应以认真负责的态度,保质保量,切实做好领导交办的各项工作和任务。

二、秘书工作的作用

秘书工作在领导机关和机关工作中,只有负责管理日常事务的责任和义务,没有决定权和指挥权。但是,由于其所处的特殊地位及其所承担的重要工作,决定了其具有下述作用:

(一)建议参谋作用

这方面的作用主要表现在领导决策的过程中。首先,秘书工作人员需要在决策的准备阶段做好调查研究工作,整理相关信息和资料,为领导决策提供科学可靠的依据;其次,在进行实施方案的选择过程中,秘书人员可以根据所掌握的信息和资料进行分析研究,并凭借自己的经验,为领导者提供有参考价值的材料、建议或方案;最后,在领导制定决策后,对于如何实施决策以及决策实施过程中产生的一系列新情况、新问题应如何处理,秘书人员也可提供参考意见或反馈信息。除了为领导者的决策发挥建议参谋的作用之外,秘书人员在拟写文件、提供办事和办会预案、提供办事的建议、综合处理信息等工作中,也需要充分运用自己的聪明才智,努力发挥为领导者提供建议和参谋的作用。

(二)事务助手作用

4

秘书人员所起的事务助手作用更多的是指秘书人员辅助领导做好决策工作以外的具体事务性工作,使领导者有更多的时间和精力主抓大政方针问题,做好科学决策事项。秘书工作的助手作用主要体现在下列各方面的工作:一是做好日常的文书处理、会务和档案管理工作;二是做好文件信息的加工筛选工作;三是做好领导临时交办的工作;四是做好公务接洽、信访接待和领导活动安排工作;五是做好领导人某些必要的生活服务工作等。此外,秘书人员还应当充分发挥主动性,积极做好各方面的服务工作,争取成为领导的得力助手。

(三)中心枢纽作用

每一个机关、团体、企事业单位都拥有一套指挥管理系统。而秘书工作部门则正处于这套系统的中枢位置,发挥着其他职能部门不可替代的中心枢纽作用。领导集体或者领导者个人的决策、指示,都要通过秘书工作传递给实施单位。因此,秘书工作是否健全完善,其工作是否运转自如,直接关系到机关工作能否正常运转。因此,必须充分发挥好秘书工作部门的中心枢纽作用,真正做到“上情下达,下情上达”。

(四)统筹协调作用

统筹协调工作是秘书工作中的一项重要内容,也是秘书工作的一项重要职能,主要体现在三个方面:第一,在领导决策中发挥协调作用。决策前,领导者大都责成秘书人员对于要决策的问题组织或协同有关部门进行调研论证;决策后,秘书人员还要协同相关部门做好信息反馈工作,调查各有关实施单位对于决策的具体落实情况,保持工作运行的畅通。第二,对于日常工作中难以解决的重要问题,秘书人员还要秉承领导思想同时协调各方力量,抓紧解决和落实。第三,在日常办文、办会、办事过程中,哪些环节出现矛盾,一般均需要秘书人员按照领导的指示同各方协调关系,促进决策的落实。

(五)形象窗口作用

在日常工作和各种交往中,秘书人员需要经常代表机关或领导人出面,例如内外联系、洽商公务、群众信访、迎来送往等事宜均需要由秘书出面完成。而对外行文、组织会议、安排领导人的公务活动,更是秘书形象窗口作用在工作上的反映。因此,一个机关的形象及其工作面貌、工作作风、领导者的形象等都与秘书工作的形象窗口作用有着非常密切的联系,秘书人员在日常工作和生活中要坚决抵制“门难进、脸难看、话难听、事难办”的官僚主义作风和习气。

秘书工作的性质和地位决定了秘书工作是机关工作中各种信息的主要集散地,因此,秘书工作成为方便领导工作和机关工作的“信息库”和“资料库”,随时向领导者提供信息咨

5

行政管理基础知识和文秘基础知识篇三:文秘基础知识(整合)

文秘基础知识(一)

1、应用文书包括行政公文、事务文书、商务文书

2、行政公文13种:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 党的机关14种行政无:指示(取消)、决议、公报、条例、规定 党机关无:命令、公告、通告、议案 行政增加(新):意见3、制发程序次序不能打乱,草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发4、草拟:引用公文应当先引标题,后引发文字号。成文日期如二〇〇八年 5、审核重点:行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合《办法》的规定等。6、上行文:由主要负责人或主持工作的负责人签发下行文:由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。7、复核重点:审核、签发手续是否完备,附件是否齐全,格式是否统一、规范等。8、应用文四要素:材料、主题、结构与语言材料是血肉,主题是灵魂、结构是骨骼,语言是细胞9、占有材料的要求:时间不分古今;地域不分中外;性质不分正反;类别不分点面。10、选择材料原则:①围绕主题选择材料;②选择典型材料;③选择真实准确的材料;④选择生动新颖的材料。11、使用材料注意:①恰当安排材料的先后顺序;②确定材料的详略程度 12、确立主题的依据:①写作目的;②材料本身的意义

13、对主题的要求:①正确;②深刻;③新颖(举措、例证、词语);④集中。 14、应用文书标题基本模式有二:公文式、一般文章式 公文标题构成“发文机关+事由+文种”请示不得两项式;张贴时省略事由;规范性公文不用“关于”(如办法、条例等) 15、开头方式4种:概述式、目的式、开门见山式、引述来文式目的式:常用“为了”、“为”等介词构成的短语表明行文目的;也常用“根据”等句式表明行为依据。(通告、通知、计划、招标书、投标书) 引述来文式这种写法多用于函、批复等回复性公文16、三段式是公文常常采用的3层次结构形式,即发文缘由、事项、尾语。 17、文题照应多种形式:文章内容与标题照应;文章主题与标题照应;开头与标题;结尾与标题 18、结尾:强调式、期求式、希望式(表彰、批评)、说明式、秃尾 19、对结构的要求:严谨、自然、完整、统一 20、运用语言的标准:准确、简洁、平实(质朴) 21、用于连接开头与主体文部分,起承上启下作用的惯用语。如:根据??决定,根据??特通告如下,依据??公告如下;为了??现决定;为??通告如下,现就??问题请示如下;现将??(情况)报告如下,现就??问题请示如下; 现将??(情况)报告如下,现就??问题提出如下意见,经??批准(同意)

将有关事项通知如下;拟采取如下措施;经??研究,答复如下 22、称为用语:我(部),贵(局)公函平级尊称对方,你(省),本(部门),该(处) 23、结尾用语: ①用于请示。如当否,请批示。(当否,请批准×);如无不妥,请批准各地执行;妥否,请批复。②用于函。如:请研究函复;盼复;请予复函;不知尊意如何,盼函告;望协助办理,并尽快见复③用于报告。如: 请指正;请审阅④批复、复函:此复;特此专复;特函复 ⑤知照性公文:特此公告(通告、知、报) 24、应用文书表达方式:说明>叙述>议论 25、叙述方式:顺序(主要)、倒叙 26、议论三要素:论点、论据、论证 议论两大类:立论与反驳立论就是从正面阐述自己观点的正确性,从而把论点建立起来的说理方法。立论,又叫证明。反驳:反驳论据、论证、论点。27、论证方法:例证法、分析法、引证法、对比法、因果法 28、常用说明方法:定义和表述、分类和比较、数字和图表 29、计算机系统:硬件(hardware)、软件(software)系统 外观:主机箱、外部设备功能:运算器、控制器、存储器、输入设备、输出设备30、CPU是计算机 核心部件,对微机整体性能起决定性作用。衡量CPU性能的指标:一是主频(主频越高,CPU速度越快);二字长。 31、内存储器: 随机(RAM)断电后,RAM中数据会丢失 只读

(ROM)不因断电丢失数据32、外存储器:硬盘、软盘、光盘及其他移动存储设备, 33、硬盘使用注意事项: ①注意保护0磁道。0磁道是硬盘面最外沿的磁道。上面记录着重要的系统信息,一旦被破坏,硬盘就无法使用。②尽量避免对硬盘进行格式化,格式化会丢失全部数据并减少硬盘使用寿命。 34、常用光盘三类:只读型光盘(CD-ROM)、一次写入型光盘(写入重要数据)和可擦写光盘35、显示器两大类:阴极射线管显示器(CRT)和液晶显示器(LCD) 维护、保养和防护: ①注意防磁②注意使用屏幕保护程序(时间间隔以短为宜,设密码) ③显示器窗口不得朝向门窗 36、计算机软件系统 系统软件应用软件操作系统(OS):DOS、Windows操作系统、UNIX操作系统、Net Ware、Windows NT。37、开关机:关闭计算机后一般至少要间隔10秒以后才能再次接通电源,最好间隔3分钟以上。热启动:①“Ctrl+Alt+Del”键;②按主机箱面板上“Reset”键38、“死机”处理:唯一的恢复办法是重新启动系统(热启动)。造成“死机”的原因主要有二:①操作系统本身存在缺陷;②是由于用户操作等外部原因致使系统资源严重匮乏并导致操作系统崩溃。39、清理磁盘步骤:操作时,在Windows开始菜单中选择“所有程序”→“附件”→“系统工具”→“磁盘清理”,程序启动后出现一个驱动器选择窗口,通过下拉列表选择要清理的驱动器,选好单击“确定”按钮。40、在Windows开始菜单中选择“程序”→“附件” →“系统工具”→“磁盘碎片整理程序”,会出现“磁盘碎片整理程序”对话框,选择要整理的硬盘,单击“碎片整理”,程序就会开始整理所选择的硬盘。41、计算机病毒特征:传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性42、病毒防治:①不滥用磁盘,尽量专机专用、专盘专用;②不用来路不明的软件;③安装防病毒软件;④不要打开来历不明的邮件;⑤对重要数据进行备份(异地存放;双轨质纸质文件)。 43、菜单的约定:①命令后“?”。当选用这类命令,将弹出一个对话框,要求用户输入必要的信息或做进一步的选择。②命令后带“▼”。表示在它下面有级联菜单,应继续做进一步的选择。 ③命令后带组合键。表示该命令具有快捷键,用户直接按下次组合键就可执行该命令。④命令后有字幕。加下划线的字母是该命令的命令代码。打开菜单后,直接兼下该字母即可执行该命令。 44、选取文件或文件夹:要选取多个连续对象,可以用鼠标单击第一个对象,再按下“Shift”键单击最后的对象;也可以自第一个对象单个拖动鼠标到最后对象;如果要使用键盘,可以按下“Shift”键连续移动光标,则光标所经过区间的所有对象都被选中。 45、用鼠标直接拖动的方法复制或移动对象: 当源文件与目标文件在同一磁盘上时,按住鼠标左键直接拖动对象可以完成对象的移动,如果按下“Ctrl”键再拖动对象可以完成对象的复制。 当源文件与目标文件在不同的磁盘上时,按住鼠标左键将对象从一个磁盘直接拖动到另一磁盘上完成对象的复制,如果按下“Shift”键再拖动,再完成对象的移动。 46、永久删除:①清空回收站;②按“Shift+Del”组合键;③按住“Shift”键,再选择删除。 47、Windows XP支持星号(*)和问号(?)两个通配符,星号表示多个字符,问号一个字符。48、文件属性可以是存档、隐藏、只读3种属性的任意组合。只读属性文件通常不易误删。49、资源管理器采用双窗格显示结构,其窗口分为两个区域。左窗格显示器整个系统的文件夹树。

50、具体设置方法:①在桌面上单击鼠标右键,从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令,打开“显示属性”对话框。选择“屏幕保护程序”选项卡。 ②单击该选项卡中的“屏幕保护程序”下拉列表,将会看到系统提供的所有屏保程序;选取一种屏保程序,单击“预览”按钮,可显示该屏幕保护程序的动态演示外观;单击“设置”按钮,自定义该屏保的显示选项;利用“等待”按钮设置系统启动屏保程序之前要等待的时间。③设置完成后,单击“确定”按钮即可。

文秘基础知识二 51、Word2003启动操作: ①“开始”菜单; ②单击“开始”,选择“运行”,键入“盘符\路径Winword.exe”“确定” ③快捷方式 52、文件存盘 选择“文件“菜单中的”保存“命令或者单击”常用“工具栏中的“保存”按钮或者按“Ctrl+S”键如果要想改变正在编辑的文字的名字、路径或文件格式,可以打开“文件”下拉菜单,选择“另存为”命令,将弹出“另存为”对话框。在该对话框中,可以重新设置文件的存储路径、文件名以及文件类型等信息。 53、Word选取文本①将鼠标指针移至某行最左边的选定栏中,然后单击鼠标可以选定一行文本。如果要选定多行文本,可以在选定栏中单击并拖动。②按照“Ctrl”键,单击句子中的任意位置可以选定一句文本。③要选定一段文本,可以用鼠标双击选定栏,也可以在该段内任意位置三击鼠标 ④要选定整个文档,可以用鼠标在选定栏中三击⑤要选定一竖块文字,可把鼠标指针移到选定文本块的左上角,按住“Alt”键的同时拖动鼠标向选定文本块的右下角移动即可。⑥要选定大范围的文本,先在要选定块的起始处单击,按住“Shift”键,再单击选定块末尾。 54、“复制”Ctrl+C;“粘贴” Ctrl+V 55、创建表格①使用“常用”工具栏上的“插入表格”按钮创建规则表格 ②用“表格”菜单上的“插入”命令建立空表格 ③用“表格”菜单上的“绘制表格”命令绘制表格 56、改变行高或列宽: ①使用鼠标进行调整;②使用对话框进行精确调整。单击“表格”菜单(或表格本身)中的“表格属性”命令,单击“行”(“列” )选项卡,精确调整57、页面格式:打开“文件”下拉菜单,单击“页面设置”命令,可以打开页面设置对话框,该对话框中有页边距、纸型、版式、文档网络等选项卡,可进行相应设置。 58、打印预览屏幕上显示的是实际的打印效果。打印Ctrl+P58、启动Excel时,系统将自动打开一个新的工作簿。该工作簿含3各工作表,名字分别为“Sheet1”,“ Sheet2”,“ Sheet3”. 59、单元格选定(选定不相邻的矩形区域)有时需要用到不连续的单元格区域,先按“Ctrl”键,然后单击所需单元格。 60、数据输入 ①输入文字:Excel默认单元格宽度是8个字符宽(4个汉字),如果输入文字超过默认宽度,就会溢出到右边的单元格内注意:输入邮政编码、电话号码等时,在其前加上单引号。 输入文本字符靠左对齐,如是数字则靠右对齐。 ②输入数字:Excel将自动使用科学计数法来表示,如“123456789123”,显示为“1.23E+11” 注意:输入数字时,数据中的单个句号将会被作为小数点处理,正号会被忽略,负数前加“-”

号或用圆括号括起来。 ③输入日期和时间a、时间格式Excel自动为24时,12时需键入AM或PM b、日期格式2002/3/2或2002-3-2日期和时间中用空格分隔2002/3/2 20:00 ④“Enter”确认输入;“Tab”指向右边的单元格⑤清除单元格,只是删除单元格内内容;删除单元格则是将选定的单元格从表中删除 61、设定数据有效性步骤:P/85-86 ①选定要增加有效检查的单元格②执行“数据”菜单中“有效性”命令,出现“数据有效性”对话框,单击“设置选项卡”。 ③在“允许”框中选择检验方式,如“小数”。 ④在“数据”下拉列表中选择条件。⑤在“最小值”与“最大值”中输入数值,比如0和100. ⑥按下“确定”即可。62、改工作表名称:双击选中的工作表标签,工作表名反白显示,然后输入新名回车即可。 63、移动、复制工作表:在同一个工作簿移动工作表,只需用鼠标单击要移动的工作表标签,然后按住鼠标左键拖动。注意:如果在拖动前按住“Ctrl”键,将会复制一张工作表。64、关闭:Excel中同时打开了多个工作簿,为将其一次关闭,按住“Shift”,单击“文件”菜单。此时,原“关闭”命令变为“关闭所有文件”命令,单击即可。 65、改变数字格式的步骤是:①选定需要格式化的单元格或一个区域②单击“格式”菜单中的“单元格”命令,在出现的“单元格格式”对话框中单击“数值”选项卡,在“分类”下拉列表选择一项,比如“数值”。 ③在右侧区域进行相应的设置,按“确定”。66、折行:单击要处理的单元格,使单元格中的文字出现

在上方的编辑栏中,然后在位于编辑栏中需要折行的文字上单击,可看到插入点出现。桉“Alt+Enter”,敲“回车”。还可用“单元格对话框”设置自动折行。在出现的“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡,选中“自动换行”复选框,单击“确定”即可。 67、处理标题在Excel中这一功能的实现是通过“合并及居中”按钮实现。步骤:按实际宽度选择要居中的标题,单击 即可。 67、行列高①Excel中,单远格默认宽度是“8.38”。 ②自动调整:“格式”→“行”子菜单上的“最适合的行高”或“列”子菜单上的“最适合的列宽”命令。69、单元格地址:相对地址(Excel2000默认状态),绝对地址、混合地址、三维地址。 70、自动求和:选定要求和数值所在的行或者列中与数值相邻的单元格,单击“常用”工具栏中的自动求和∑,用鼠标选定要汇总的单元格或单元格区域,敲“回车”键或按下“确认”即可。 71、数据排序:⑴使用“排序”对话框进行排序①在需要排序的数据清单中,单击任一单元格; ②选择“数据”菜单上的“排序”命令;

③单击“主要关键字”右侧的下拉箭头,选定一个排序字段,在右边选项按钮中选中“升序”或“降序”;④在“次要关键字”中选定一个排序字段,右边选“升/降序”; ⑤“确定”⑵使用工具按钮进行排序:升序 ↓,降序 ↓。72、PowerPoint 2003 在其中键入文本的区域是一个带虚线边框的方框,称为“占位符”。 73、在幻灯片窗格的下侧是备注窗格。用户在此处键入演示时要使用备注。可以拖动该窗格的边框以扩大备注区域。74、要新增幻灯片,只需单击“插入”菜单下的“新幻灯片”命令,或单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮,将会出现一张新幻灯片,同时右侧的任务窗格变为“幻灯片版式”任务窗格。75、页面设置步骤:①打开要进行页面设置和打印的幻灯片; ②单击“文件”菜单中的“页面设置”命令; ③在“幻灯片大小”下拉列表中,选择一种幻灯片尺寸,当选择了一种尺寸后,在下面的“宽度”和“高度”数值框中将显示该幻灯片尺寸类型对应的“宽度”和“高度”。在“方向”选项区中可以指定幻灯片、备注、讲义和大纲的方向; 76、打印步骤“①单击“文件”菜单上的“打印”命令(打开“打印对话框”),可设置打印机类型、打印范围和内容。 ②单击“确定”77、应用和更好模板的具体步骤: ①打开要应用设计模板的演示文稿;②单击“格式”菜单下的“幻灯片设计”命令或者在“格式”工具栏上单击“设计”,在右侧会出现“幻灯片设计”任务窗格(如已打开“幻灯片设计”窗格并显示有配色方案或动画方案,请单击“设计模板”);③在“幻灯片设计”任务窗格中,已用设计模板出现在“在此演示文稿中使用”三下,所有可用的设计模板都出现在“可供使用”之下。 78、制作新的表格幻灯片步骤:①单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮,屏幕右侧出现“幻灯片版式”窗格,在“其他版式”中单击“标题和表格”版式。②双击“幻灯片窗格”中的表格占位符,即可出现“插入表格”对话框。 ③在对话框中输入表格的行数和列数,然后单击“确定”按钮,即可生成表格,同时出现“表格和边框”工具栏。79、在已有的幻灯片中添加表格单击“插入”菜单中的“表格”命令,出现“插入表格”对话框,在对话框中输入表格的行、列数,单击“确定”即可。80、在幻灯片中添加用户自己的图片文件: ①在显示要插入图片的幻灯片;②单击“插入”菜单中“图片”子菜单中的“来自文件”命令,出现“插入图片对话框”。 ③在“查找范围”中找到图片文件所在的位置,然后选定该图。 ④单击“插入”即可。 81、启动幻灯片方法:①单击演示文稿滚动条左侧的“幻灯片放映”按钮。

②在“幻灯片放映”菜单中单击“观看放映”命令。 ③单击“试图”菜单中的“幻灯片放映”命令。 ④按“F5”键。82、控制幻灯片放映:“→”,“↓”或“PgDown”键,进入下一张幻灯片;按“←”,“↑”或“PgUp”键,进入上一张幻灯片。 83、计算机网络最主要的目的是提供不同计算机和用户之间的资源共享,大体由两部分组成,一是通信子网,二是资源子网。另外还有用于确保网络通信的协议。 84、共享资源包括:数据资源、软件资源、硬件资源85、Tcp/LP协议特点:一是标准化,几乎任何网络软件或设备都能

在该协议上运行;二是可路由性,这使得用户可将多个局域网连成一个大型互联网络。 86、网卡即网络接口卡,又称网络适配器。 87、调制解调器是用于实现计算机局域网环境与电话线系统连接的专用网络设备,是拨号用户必不可少的设备只要。88、按网络覆盖的范围分,可分为局域网、广域网。 局域网(LAN):办公室或实验室(十米级网),建筑物的网(百米级网),校园网(千米级网)。广域网(WAN):城域网(WAN)、地区网或行业网(百公里级)。国家网(千公里级)甚至洲际网(万公里级)。 89、因特网主要功能:①数据与信息的查询(网页浏览、资料搜索查询)②高速通信服务(电子邮件、电视电话、电视会议和文档传递等) ③电子教育(远程教育、培训,阅读电子出版物,访问电子图书馆等)④电子娱乐(播放电影电视,交互式电子游戏,文化娱乐信息的交流与讨论等) ⑤电子购物(网络购物、质量投诉、电子传单、电子广告、电子化结帐与各类电子消费方式) ⑥各类应急信息服务请求和社会保障类电子化服务(远程医疗和会诊、交通信息管理、突发性事件的紧急响应、失物招领、迷失儿童与老人的寻找等)90、默认的封面文件为主页。浏览器是用来浏览网上信息的主要工具,包括Internet、Explorer、Netscape、Navigator。BBS又称“电子公告牌”用户在这里可以发布并获得各种信息。著名的搜索引擎Yahoo、Google和搜狐、百度。防火墙是用增强机构内部网络安全性的一个或一组系统,防火墙是只允许授权的数据通过。91、域名:要想在网上建立服务器发布信息,必须首先注册自己的域名,只有拥有了自己的域名,别人才能访问到你。顶级域名:机构性域名、地理性域名。 机构性域名:com(营利性商业实体)、edu(教育机构或设施)、gov(非军事性政府或组织)、net(网络资源或组织)、org(非营利性组织机构)、firm(商业或公司)92、中国教育和科研计算机网(CERNET)主要服务于学校、科研和学术机构以及非营利性政府部门。http:∥.cn。 93、选择“文本文件”,可以将页面中的文字内容保存为一个文本文件。

94、脱机收藏夹步骤:①打开Web站点,单击“收藏”菜单下的“添加到收藏夹”命令,打开“添加到收藏夹”对话框。②选中“允许脱机使用”复选框,然后单击“自定义”按钮,出现“脱机收藏夹向导”简介屏幕,单击“下一步”。③把“下载与该页连接的1层网页”改为适当的层数,然后单击“下一步”,直至完成。 95、电邮地址由一个字符串组成,该字符串被“@”分为两部分。 96、目前常用的电子邮件收发软件工具主要有OutlookFoxmail等。 97、发送邮件步骤:①单击工具栏中的“创建邮件”按钮; ②在“收件人”、“抄送”栏中输入接收者E-mail地址;“抄送”:用英文“,”间隔接收者E-mail地址;保密信件不使用“抄送”。 ③在“主题”框中输入邮件的主题; ④在文本编辑区内输入邮件的主题内容;⑤如需插入附件,可单击“附件”或“插入”菜单下的“文件附件”命令,在弹出的文件选择对话框中选择要附带的文件,然后单击“附件”,将会在“主题”栏下插入“附件”一栏,附件文件名显示在栏中; ⑥单击“发送”。98、沟通是一种信息的交换过程,是人们为了既定的目标用一定的语言符号(书面、口头),把信息、思想和情感进行传递的过程。99、沟通既是人际的交流,也涉及组织之间的交流。100、秘书职业特点:①非权利支配性;②非职责限定性③认同疏导性

文秘基础知识四

151、企业文化的特征: ①独特性; ②普遍性; ③可塑性。152、企业文化的功能:

相关热词搜索:基础知识 文秘 行政管理 行政管理基础知识题库 行政管理综合基础知识 文秘和行政管理哪个好

相关文章
最新文章

Copyright © 2008 - 2017 版权所有 厦门培训考试网

工业和信息化部 湘ICP备09005888号-2